Дигитални покани: организирайте гостите без повторно въвеждане

Добрата покана не е само красива картичка. Тя дава на госта точната информация и Ви помага да разберете кой ще присъства. Започнете с потвърдени дата, час и място; след това подгответе текста, списъка с гости и начина за отговор.

Първо уточнете събитието

Разделете планирането от потвърждението. Запитването към зала описва желанията Ви, но само по себе си не означава, че датата е резервирана. Изчакайте одобрението на екипа, преди да изпращате окончателни покани с обещана локация.

Подгответе един списък

За всеки гост записвайте име и имейл, които сте получили за тази организация. Проверете правописа и повторенията. Не е необходимо да имате пълния списък още при запитването: можете да добавяте гости по-късно. При свързано събитие в Infinity & The Street запазените гости се използват отново, вместо да ги въвеждате в отделен инструмент.

Напишете ясна покана

Използвайте този шаблон и попълнете само потвърдени данни:

„Каним Ви на [повод] на [дата] от [час] в [зала, точен адрес]. Дрескод: [ако има]. Моля, потвърдете до [срок] чрез [линк за гост или контакт]. За въпроси: [контакт на домакина].“

Прегледайте текста на телефон. Малкият шрифт и силният фон могат да направят иначе красивата покана трудна за четене.

Разделете картичката от отговора

PDF или изображение представя поканата. RSVP е отделният начин гостът да отговори. Ако изпращате файл през чат, уверете се, че гостът има и правилния начин за потвърждение. Никога не споделяйте личния линк за управление, който дава достъп до Вашия списък с гости.

Изберете срок и проследете отговорите

Съгласувайте крайния брой с екипа и кетъринга. Поставете по-ранен срок за отговор, така че да имате време за уточнения. Отделете потвърдените, отказалите и неотговорилите гости. Напомнете учтиво на последната група, без да превръщате поканата в нежелана рекламна поредица.

Следваща стъпка

Разгледайте Infinity и The Street, изберете подходящия формат и изпратете запитване. Ако вече имате събитие, използвайте личния линк, за да продължите с гостите и поканите.